„… er war stets bemüht“ | Was Sie bei Arbeitszeugnissen jetzt beachten müssen

Arbeitszeugnis: die Visitenkarte für die Karriere

Deutschland hat zum Jahreswechsel wichtige Weichen für Arbeitszeugnisse gestellt. Neben den bekannten Grundsätzen der „Zeugnisklarheit, Zeugniswahrheit, Vollständigkeit und des Wohlwollens“ gilt seit 01. Januar 2025: Arbeitszeugnisse dürfen – mit Einwilligung der Arbeitnehmerin/des Arbeitnehmers – auch elektronisch ausgestellt werden. Für Taxi- und Mietwagenunternehmen entstehen dadurch effiziente HR-Prozesse, aber elektronische Arbeitszeugnisse bedeuten auch zusätzliche Sorgfaltspflichten. Wir informieren Sie zum Thema Arbeitszeugnis kompakt und praxisnah. Einen lesenswerten Überblick zur Thematik „Arbeitszeugnis“ finden Sie unter www.berufsstrategie.de.

1. Was gilt grundsätzlich?

Neu ist: Die bisherige Pflicht zur Papierform wurde gelockert. Mit Einwilligung der Arbeitnehmerseite kann das Zeugnis elektronisch erteilt werden – mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) nach § 126a BGB. Ohne Einwilligung bleibt die schriftliche Papierform mit Originalunterschrift maßgeblich. HR-Systeme müssen die QES-Anforderung technisch erfüllen.

Zeugnissprache und Noten. Die Rechtsprechung ordnet typische Formulierungen weiterhin den bekannten Schulnoten zu. So entspricht „stets zur vollen Zufriedenheit“ regelmäßig der Note gut (2), „zur vollen Zufriedenheit“ der befriedigend (3). An dieser Lesart hat sich nach dem Bundesarbeitsgericht (BAG) nichts „heimlich“ verschoben.

2.  Formale Mindestanforderungen – so muss ein Arbeitszeugnis aussehen

Unterzeichnung und Zuständigkeit. Für eine Einzelfirma unterzeichnet der Inhaber, bei juristischen Personen unterschreibt der gesetzliche Vertreter. Vertretung ist zulässig, muss aber erkennbar höherrangig sein als die beurteilte Person. Bei elektronischen Zeugnissen ersetzt die QES die handschriftliche Signatur, der Name der signierenden Person ist anzugeben.

3.  Inhalte, die im Arbeitszeugnis stehen müssen

Für Taxi- und Mietwagenbetriebe empfiehlt sich bei der Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung eine branchenspezifische Konkretisierung, um die Qualifikation im Personenverkehr nachvollziehbar zu machen. Beispiele – je nach Tätigkeit:

• Fahrpersonal (Taxi/Mietwagen): Sicherer Fahrgasttransport, Ortskenntnis, Technikbedienung: Taxameter-, Abrechnungs- und Disposystemen, Umgang mit Krankentransport und Schülerbeförderungs- oder On-Demand-Aufträgen, Kassenführung, Fahrzeugpflege, Schicht- und Nachtarbeit, Service- und Beschwerdemanagement, Einhalten von PBefG-, StVO- und betrieblichen Vorgaben.
• Disposition/Vermittlung: Touren- und Einsatzplanung, Fahrerschulung, Telefonhotline, Digitalplattformen (z. B. App-Aufträge), Qualitätssicherung, Schnittstelle zu Krankenkassen und anderen Kostenträgern
• Betriebsleitung/Administration: Dienst- und Urlaubsplanung, betriebliches Controlling, Reklamations- und Beschwerdewesen, Fundmanagement, Arbeitssicherheit usw.

Leistungs- und Verhaltenskriterien sollten den konkreten Tätigkeiten folgen (z. B. Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit im Schichteinsatz, umsichtige Fahrweise, kundenorientierte Dienstleistung und Kommunikation, Diskretion, Stressresistenz in Spitzenzeiten, sichere Abrechnung ohne Nachbearbeitung und dergleichen mehr). So vermeiden Sie Arbeitszeugnisse mit allgemeingültigen Floskeln oder unklaren Bewertungen und laufen nicht Gefahr, das Zeugnis nachbessern zu müssen.

4. Inhalte, die nicht ins Arbeitszeugnis gehören

Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Chiffren enthalten, die verdeckte Aussagen transportieren (Verstoß gegen § 109 Abs. 2 GewO). Klassische „Geheimzeichen“ (ungewöhnliche Interpunktion, Anführungszeichen, ironische Hervorhebungen und dergelichen) sind unzulässig. Das „Sie zeigte stets Verständnis für ihre Arbeit“, was übersetzt heißt, die Arbeitnehmerin war stinkfaul, hat im Zeugnis nicht verloren und auch die Beurteilung „Er stand stets voll (!) hinter uns, was auf eine mögliche Alkoholerkrankung des Mitarbeiters schließen lässt, ist eine unzulässige Codierung.

Tabu sind insbesondere:

• Krankheiten, Fehlzeiten, Behinderungen (Ausnahme: nur wenn extrem langfristig und prägend – und regelmäßig nur auf Wunsch der Arbeitnehmerseite)
• Schwangerschaft, Elternzeit als wertende Elemente; reine Erwähnung von Elternzeit nur, wenn sie den Zeitraum erklärt und nicht nachteilig kodiert
• Gewerkschafts-/Betriebsratstätigkeit, Religionszugehörigkeit, politische Ansichten
• Strafrechtlich relevante Erkenntnisse ohne rechtskräftigen, berufsrelevanten Bezug (ohnehin selten)
• Negativcodierungen durch zweideutige Schlussformeln oder auffällige Datierungen (z. B. deutlich zurückdatiert/zu spät) als verstecktes Signal

5. Zeugnissprache korrekt einsetzen – ohne „Geheimcodes“

Das BAG hält an der etablierten Lesart typischer Gesamtformeln fest. Beispiel: Ein „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ signalisiert sehr gut (1), „stets zur vollen Zufriedenheit“ gut (2), „zur vollen Zufriedenheit“ befriedigend (3) etc. Die Rechtsprechung hat keine „Auf- oder Abwertung“ dieser Skala anerkannt. Wer besser als „befriedigend“ bewertet werden will, trägt die Darlegungs- und Beweislast. Für Arbeitgeber bedeutet das: Wählen Sie bewusst und konsistent die gewünschte Notenstufe – und unterlegen Sie diese mit passenden Einzelbewertungen.

Im Zusammenhang der Zeugnissprache ist wichtig: Vermeiden Sie Widersprüche zwischen Einzel- und Gesamtbewertung. Eine „sehr gute“ Kundenorientierung und andere hervorragende Einzelbewertungen bei insgesamt nur „befriedigender“ Leistung wirkt unstimmig. Insofern ist wichtige, dass die Summe der Einzelbewertungen ein einheitliches Ganzes bilden (Kohärenz). Halten Sie eine interne Zeugnismatrix vor, die Notenstufen mit Textbausteinen verknüpft. Ein Tool zur einfachen Erstellung von Arbeitszeugnissen auf Notenbasis finden Sie hier.

6.  Besondere Stolpersteine in Taxi- und Mietwagenunternehmen

1. Verkehrsunfälle/Schadensbilanz: Einzelne Vorfälle gehören nicht ins Zeugnis, es sei denn, sie prägen die Gesamtleistung (und sind entsprechend nachweisbar). Besser ist eine sachliche Leistungsbewertung (z. B. „umsichtige, unfallarme Fahrweise“).
2. Abrechnungsprobleme/Kassenabweichungen: Nur bewerten, wenn es um nachweisbare Umsatzunterschlagung oder eindeutige Sorgfaltspflichtverstöße und dergleichen geht. Unkonkrete Verdachtsmomente oder unbewiesene Disziplinarvorgänge haben im Zeugnis nichts verloren.
3. Führerschein/Personenbeförderungsschein. Derartige Qualifikationen sind kein Zeugnisbestandteil (das Zeugnis ist keine Bescheinigung über bestimmte Berechtigungen). Sie können aber in der Aufgabenbeschreibung indirekt darauf hinweisen („Taxi-Schichtfahrer oder „führte Personenbeförderungen im Linien- und Gelegenheitsverkehr durch“ etc.).
4. Wechsel der Beschäftigungsart (Taxi ↔ Mietwagen oder Wechselarbeitsplatz in der Dispo und im Taxi). Im Aufgabenblock transparent darstellen, um Dritten die Erfahrungsbreite zu verdeutlichen (z. B. „seit 2024 überwiegend Mietwagenfahrten nach § 49 PBefG mit vorbestellten Aufträgen“).
5. Digitale Kompetenz: Plattformen/Apps. Benennen Sie relevante Tools (ohne bewerbende Inhalte): „Disposition mit XYZ-System“, „Abrechnung über Betriebssoftware ABC“, „Tourensteuerung via App-Aufträgen durch 123-App“. Das erhöht die Aussagekraft einer Beurteilung ohne rechtliche Risiken.

7.  Form & Übergabe – Papier, elektronisch oder beides?

Papierzeugnis sind nach wie vor Standard: Saubere Formatierung, auf Firmenbriefpapier, keine Streichungen, mit Originalunterschrift in blauer oder schwarzer Tinte. Ausstellungsort und -datum nicht vergessen. Unleserliche oder „verstellte“ Unterschriften vermeiden.

Elektronisches Zeugnis (neu): Nur mit Einwilligung der Arbeitnehmerseite zulässig und muss zwingend mit QES einer berechtigten Person aus dem Unternehmen erstellt sein. Prüfen Sie, ob Empfänger (Folgearbeitgeber, Behörden u.ä.) elektronische Zeugnisse akzeptieren. Am Markt sind eine Reihe von HR-Systemen mit Validierungsfunktion vorhanden. Best Practice ist häufig eine Doppelausfertigung: Papier plus elektronisches Exemplar.

8. Tool-Landscape – womit lassen sich Zeugnisse effizient erstellen?

Der Markt bietet vom kostenfreien Generator bis zur integrierten HR-Suite verschiedene Lösungen. Auswahl- und Entscheidungskriterien können sein: Rechtssicherheit, Pflegeaufwand der Textbausteine, Workflow (z. B. Vorgesetzten-Freigaben), Signatur-/QES-Integration, Software-Schnittstellen (DATEV, Lohn, DMS), Mehrsprachigkeit usw.:

• Haufe Zeugnis Manager. Etablierte, rechtssichere Lösung mit großem Textbaustein-Korpus (über 12.000), Workflow-Funktionen und Integrationen (u. a. DocuSign-Anbindung). Geeignet für KMU-Betriebe, also kleine und mittlere Fahrdienste.
• DATEV-Zeugnisgenerator. Verbreitet im Steuer-/Lohnumfeld. Arbeitet mit Bewertungsaspekten und Textbausteinen. Sinnvoll, wenn DATEV ohnehin im Einsatz ist.
• HR-Suiten (z. B. HRworks, rexx systems). Integrierte Module für qualifizierte Zeugnisse, teils mit Self-Service-Workflows.
• Kostenlose/Einsteiger-Generatoren. Online-Tools und Freeware bieten schnelle Mustererstellung – Achtung: rechtliche Qualität und Aktualität variieren; sorgfältige Prüfung und Anpassung sind Pflicht. Beispiele: arbeitszeugnisgenerator.de; Freeware aus vertrauenswürdigen Quellen (z. B. Heise-Download).
• Vorlagenanbieter (Lexware). Kostenlose Muster für einfache/qualifizierte Zeugnisse, flankiert von Ratgeberinhalten.Sinnvoll als Ausgangsbasis.
• Open-Source. Für IT-affine Betriebe: Generatoren, die sich mit eigenen Vorlagen und Notenmatrizen betreiben lassen (z. B. Projekt der BROCKHAUS-AG).

Tool-Tipp für Taxi/Mietwagen: Hinterlegen Sie branchenbezogene Tätigkeitskataloge (Fahrdienst, Dispo, Verwaltung, Werkstatt usw.) mit Notenstufen und passenden Formulierungen (z. B. Umgang mit Schichtbetrieb, Kassenführung, Kompetenz als Berufsfahrer, Krankenfahrtenabwicklung). So vermeiden Sie Einzeltext-„Bastelei“ und erhöhen die Konsistenz.

9. Beweisvorsorge und Formales

Eine nachvollziehbare interne Dokumentation ist sinnvoll. Halten Sie die Begründung der gewählten „Noten“ des Arbeitszeugnisses schriftlich fest (z. B. sogenannte „KPI-Nachweise“: Pünktlichkeitsquote, Kassenfehlbeträge, Unfall- und Schadesnsstatistik, Fahrgastbeschwerden usw.). Das kann bei etwaigen Berichtigungsansprüchen sehr hilfreich. Bei Berichtigungsanspruch: Erhebt die Arbeitnehmerseite Einwände, ist der Arbeitgeber gut beraten, wenn er die inhaltliche Richtigkeit und die zutreffenden Formulierungen plausibilisieren kann. Beim Wunsch nach besserer Gesamtnote liegt die Darlegungslast in der Regel beim Arbeitnehmer. Vermeiden Sie insoweit Unschärfen, missverständliche Formulierungen und Grenzfälle in der Wortwahl. Nutzen Sie eindeutige Standardformulierungen.

Datenschutz mit Inhaltsprinzip: Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenminimierung – nur arbeitsplatzrelevante Informationen. Kein Transfer sensibler Gesundheits- oder Privatdaten durch die Zeugniserteilung. Bei elektronischer Zeugnisausgabe: sichere Signaturprozesse und geordnete Ablage.

10. Checklist: „Must-have“ und „No-go“

Must-have (qualifiziertes Zeugnis):

• Vollständige Stammdaten, Zeitraum, präzise Tätigkeitsbeschreibung mit Branchenbezug (Taxi/Mietwagen)
• Klar strukturierte Leistungs- und Verhaltensbeurteilung (mit konsistenter, also durchgängiger Notenlogik)
• Gesamtbewertung (klar ablesbar: z. B. „stets zur vollen Zufriedenheit“)
• Formalia: Ausstellungsdatum (= regelmäßig der letzte Arbeitstag), Unterschrift (Papier) oder QES (elektronisch) durch befugte Person, druckreifes Layout und Dateiformat
• Neutraler Bewertungston, keine wertenden Hinweise auf Kündigungsumstände

Geht gar nicht:

• Geheimsprache und Chiffren: auffällige Zeichensetzung, ironische Hervorhebungen
• Krankheits- oder Fehlzeiten-Auflistungen
• Hinweise auf Schwangerschaft oder private Umstände
• Widersprüche zwischen Einzel- und Gesamtbewertung
• Unzuständige oder unleserliche Unterschrift
• fehlende QES bei elektronischem Zeugnis

11. Fazit für die Personenbeförderungsbranche

Für Taxi- und Mietwagenunternehmen ist die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses ein häufiger Streitpunkt. Die Digitaloption mit QES schafft Effizienz, vorausgesetzt, Prozesse und Tools sind sauber aufgesetzt. Wer eine branchenbezogene Baustein-„Bibliothek“ pflegt (die auch für andere Arbeitszeugnisse Verwendung finden kann) und die Rechtsprechung zur Zeugnissprache beachtet, erstellt rechtssichere, transparente und faire Zeugnisse. Eine durch das Arbeitsgericht angeordnete Zeugnisberichtigung kann dadurch vermieden werden.

12. Urteile und Entscheidungen

• BAG: Zeugnisanspruch – Inhalt und Form gemäß § 109 GewO (AZ: 9 AZR 386/10)

Kernaussage: Der Arbeitgeber erfüllt den Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, wenn dieses in Form und Inhalt den Anforderungen des § 109 Gewerbeordnung entspricht, insbesondere hinsichtlich Leistung und Verhalten. Wenn diese Anforderungen nicht erfüllt sind, kann der Arbeitnehmer eine Berichtigung oder Ergänzung verlangen.
Bedeutung für den Taxibetrieb: Auch bei kleinen Unternehmen – etwa Taxiunternehmen – ist sicherzustellen, dass ein qualifiziertes Zeugnis sowohl formell sauber als auch inhaltlich vollständig und rechtlich korrekt ist. Sonst droht ein rechtlicher Nachbesserungsanspruch.

• BAG: Weglassen branchenüblicher Leistungen ist geheime Abwertung (AZ: 9 AZR 632/07)

Kernaussage: Das bewusste Weglassen von branchenüblichen Tätigkeitsmerkmalen (z. B. Belastbarkeit, Verantwortlichkeit) kann als verdeckte negative Bewertung ausgelegt werden („beredtes Schweigen“) und ist unzulässig.
Bedeutung für den Taxibetrieb: Wenn typische Leistungsmerkmale wie Zuverlässigkeit, Einsatzbereitschaft oder Verantwortungsbewusstsein nicht erwähnt werden, ist das ein Warnsignal – solche Auslassungen sollten vermieden werden, um Spätansprüche zu vermeiden.

• BAG: Kein Anspruch auf persönliche Schlussformel (AZ: 9 AZR 227/11)

Kernaussage: Ein Arbeitnehmer hat grundsätzlich keinen Anspruch auf Formulierungen wie Dank, Ausdruck des Bedauern oder irgendwelche Zukunftswünsche im Zeugnis. Fehlen solche Floskeln oder weichen sie ab, ist das rechtlich nicht zwingend beanstandbar.
Bedeutung für den Taxibetrieb: Schlussformeln sind netter Standard, rechtlich aber nicht verpflichtend.

• LAG Berlin-Brandenburg: Bindung durch Zwischenzeugnis (AZ: 9 AZR 248/07)

Kernaussage (BAG-Urteil vom 16.10.2007): Arbeitgeber dürfen im Abschlusszeugnis (normalerweise) keine schlechtere Bewertung vornehmen als im erteilten Zwischenzeugnis – das Zwischenzeugnis wirkt in der Regel als Maßstab und entfaltet eine starke Bindungswirkung.
Bedeutung für den Taxibetrieb: Wenn während der Beschäftigungsdauer bereits ein Zwischenzeugnis ausgestellt wurde (z. B. wegen interner Beförderung oder längerer Krankheit, Wechsel auf Chef-Ebene), darf die spätere Gesamteinschätzung nicht ohne Weiteres schlechter ausfallen. Der Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) schützt den Arbeitnehmer vor willkürlicher Verschlechterung seiner Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.

• LAG Hamm (zitiert in Wikipedia) – Geheimcodes und klare Formulierungen (z. B. „tüchtig und eigene Meinung sagen“)

Kernaussage: Aussagekraft von Zeugnisformulierungen darf nicht zweideutig sein. Zum Beispiel wurde eine Krankenschwester als „tüchtig und in der Lage, ihre eigene Meinung zu sagen“ bewertet, was als Hinweis auf Renitenz gewertet wurde.
Bedeutung für den Taxibetrieb: Formulierungen sollten eindeutig positiv bleiben. Zweideutigkeiten (Musterbeispiel: „hat immer pünktlich gearbeitet und gesagt, was sie denkt“) können in der Gesamtbetrachtung als negative Codierung ausgelegt werden.

Links & Dokumente in diesem Artikel

• www.berufsstrategie.de | Arbeitszeugnisse
• Arbeitszeugnis (lexware.de)
• Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
• Klassische Geheimzeichen (anwalt24.de)
• Arbeitszeugnisgenerator.de
• Darlegungslast (bundesarbeitsgericht.de)
• Arbeitszeugnis (wikipedia.de)

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