Newsletter Nr. 08/2024

Der 01.Januar 2025 ist ein wichtiges Datum. Zu diesem Zeitpunkt ist nicht nur die Anpassung des Mindestlohnes (dann neu: EUR 12,82 brutto pro Arbeitsstunde) von Bedeutung, auch die Akzeptanz von e-Rechnungen ist ab diesem Datum gesetzlich verpflichtend.

Mit der vorliegenden Meldung (FAQ mit kompakten Antworten) möchten wir Ihnen einen ersten Überblick zur Thematik der e-Rechnung geben und im Übrigen aufzeigen, welche Veränderungen in Büro und Buchhaltung erforderlich sind.

Was ist eine e-Rechnung?
Mit einer e-Rechnung werden die jeweiligen Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung des Rechnungsbetrages möglich.

Was gilt grundsätzlich?
Die e-Rechnung kommt: Ab 01.01.2025 müssen alle Unternehmen und Selbstständigen die sogenannten e-Rechnungen empfangen können. Wer dazu nicht bereit oder nicht in der Lage ist, dem kann das jeweilige Finanzamt Steuervorteile streichen. Alle Unternehmen, auch Taxi- und Mietwagenunternehmen, müssen im B2B-Bereich ab diesem Datum e-Rechnungen empfangen können. B2B (= Business-to-Business) ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre und meint Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen.

Für wen die e-Rechnung Pflicht?
Für die Buchhaltungspraxis gilt: Ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen und Unternehmer in der Lage sein, von Geschäftspartnern (B2B)-e-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für Rechnungsbeträge unter EUR 250,00 sowie in Geschäftsbeziehungen zu Verbrauchern, bleiben Papierrechnungen nach wie vor erlaubt. Es ist bei der Pflicht zur e-Rechnung – vorerst – nur der B2B-Bereich betroffen.

Zählt ein PDF als e-Rechnung?
Nein. Künftig gelten nur noch die Rechnungen als elektronisch erzeugt, die in einem maschinenlesbaren Dateiformat ausgestellt werden, zum Beispiel XML oder ZUGFeRD. Ein PDF reicht als Format nicht aus und gilt auch nicht als e-Rechnung.

Welche e-Rechnungs-Standards gibt es?
Unternehmen, die Rechnungen mit staatlichen Behörden austauschen, kennen e-Rechnungen bereits seit 2020. Gängig sind hier die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Das letztgenannte Medium enthält eine Funktion, mit der nicht nur das Programm, sondern auch der Mensch, also der Sachbearbeiter, die Rechnung auslesen kann.

Sind e-Rechnungen europaweit gleich?
Auch andere Länder haben die e-Rechnung eingeführt oder sind im Prozess der Einführung. Die nationalen Anforderungen unterscheiden sich jedoch, sodass deutsche Unternehmer, die auch in diesen Ländern tätig sind, eine eigene Lösung benötigen, wenn Sie diese e-Rechnungen empfangen möchten.

Wer muss künftig eine e-Rechnung ausstellen?
Bisher ist noch niemand zur Ausstellung verpflichtet. Für die kommenden Jahre 2025 und 2026 dürfen deutsche Unternehmen noch Rechnungen auf Papier erstellen. Beträgt der Jahresumsatz maximal EUR 800.000, ist diese Vorgehensweise auch noch für 2027 erlaubt.

Mit welchem Programm kann ich eine e-Rechnung öffnen?
Anders als ein PDF ist die e-Rechnung für Menschen nicht lesbar, sie kann also nicht unmittelbar auf Zulässigkeit und Richtigkeit geprüft werden. Die namhaften Buchhaltungssoftwareanbieter wie Datev, Lexoffice, Sevdesk und andere haben bereits angekündigt, ihre Lösungen auch auf e-Rechnungen zu erweitern. Somit ändert sich für deren Softwarenutzer zunächst wenig.

Um den gesetzlichen Anforderungen mit geringem Aufwand gerecht zu werden, können Unternehmen e-Rechnungen per E-Mail empfangen, diese durch entsprechende XML-Viewer lesbar machen und den bestehenden Prozess weiterverarbeiten. Das wäre die „quick-and-dirty„-Lösung. Nicht ordentlich, aber schnell und praktikabel.

Müssen e-Rechnungen per E-Mail verschickt werden?
Nein. Der Versand ist den Unternehmen freigestellt. Bisher gibt es in Deutschland keine Vorgaben, wie eine  e-Rechnung übermittelt werden soll, beispielsweise via E-Mail oder über ein Kundenportal.

Was passiert, wenn ich ab 2025 keine e-Rechnungen empfangen kann?
Ein Bußgeld hierzu ist bislang nicht vorgesehen. Aber ein Unternehmer, der eine e-Rechnung nicht verarbeiten kann, steht vor nicht unerheblichen praktischen Herausforderungen: Wer eine E-Rechnung nicht lesen kann, kann sie auch nicht prüfen, nicht bezahlen und sich die Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erstatten lassen. Im Fachjargon ausgedrückt, können diese Unternehmen dann die Vorsteuer nicht mehr „ziehen“. Ergebnis: Sie zahlen unter dem Strich zu hohe Steuern. Hierzu schlagen wir übergangsweise vor, den Absender zu bitten, die fragliche Rechnung noch einmal in Papierform zu senden.

Wie beeinflussen e-Rechnungen die Betriebsprüfung?
Wenn die e-Rechnung europaweit zum Standard wird, sollen Unternehmen verpflichtet werden, zeitnah zur Rechnungsstellung auch die Details zu den Transaktionen an den Fiskus zu melden. In Italien wurde ein solches Reporting bereits eingeführt. In Deutschland ist eine solche Vorgehensweise ab dem Jahr 2028 vorgesehen. Durch die e-Rechnung kommt das Finanzamt der Vision einer permanenten, zeitparallelen Betriebsprüfung ein ganzes Stück näher.

Werden die Unternehmen durch die e-Rechnung digitaler?
Die e-Rechnung sollte sinnvollerweise zum Anlass genommen werden, die gesamten Rechnungsprozesse im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Diese digitale Optimierung definiert die Regierung per Gesetz auch als Zweck der e-Rechnung. Der deutsche Mittelstand hat das Thema e-Rechnung überwiegend noch nicht angegangen (Stand September 2024). Der Umstellungsprozess wird nicht unerhebliche Zeit und Ressourcen kosten.

Wie schnell werden e-Rechnungen zum Standard?
In der Buchhaltungspraxis werden wir ab 2025 vermutlich noch sehr wenig e-Rechnungen sehen. Viele Selbstständige und Mittelständler werden sich zum Empfang von e-Rechnungen zunächst für eine dieser „Quick-and-dirty-Lösungen“ entscheiden und erst nach und nach ihre Büro- und Buchhaltungsprozesse umstellen. Spätestens ab 2029 werden e-Rechnungen allerdings alltägliche Praxis für die Taxi- und Mietwagenunternehmen in Deutschland sein.

Wie schaut die zukünftige Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater aus?
Wenn der Steuerberater für Sie die Buchhaltung erledigt, muss die Umstellung auf die e-Rechnung auf die jeweiligen Anforderungen individuell abgestimmt sein. Sprechen Sie Ihre steuerliche Vertretung auf jeden Fall an, bevor Sie Ihre Rechnungsprozesse umstellen, damit alle Synergieeffekte (wie z.B. Übernahme der e-Rechnungen in die Buchhaltung) durch geeignete Schnittstellen genutzt werden können.

Wir empfehlen eine Umstellung in drei Phasen

• Eingangsrechnungen

Bereits ab 01.01.2025 müssen Sie in der Lage sein, diese Eingangsrechnung als e-Rechnung zu empfangen. Eine einfache und kostengünstige Lösung ist die DATEV e-Rechnungsplattform, die Sie unter der folgenden Adresse finden: https://e-rechnungsplattform.datev.de. Unsere Empfehlung: Registrieren Sie sich hier und nutzen Sie das praktische DATEV-Tool, um Ihre Eingangsrechnungen empfangen zu können.

• Ausgangsrechnungen

Die genannte DATEV e-Rechnungsplattform beinhaltet ein einfach gestaltetes Programm, um auch e-Ausgangsrechnungen erstellen und versenden zu können. Allerdings ist diese Lösung nur für Taxi- und Mietwagenunternehmer zu empfehlen, die nur wenige e-Rechnungen versenden. Gegebenenfalls könnte diese Softwarelösung auch für den Ausnahmefall in der Übergangsphase geeignet sein. Bitte beschäftigen Sie sich mit dem Tool rechtzeitig!

• Umstellung auf digitale Buchhaltung

Die Übergangsphase bis 2027 kann und sollte für eine komplette Umstellung auf die digitale Buchhaltung genutzt werden. Auch hier setzen wir auf die Plattform „DATEV Unternehmen online“. Wir werden bei Gelegenheit wieder zum Thema berichten.

Einen ersten Überblick zur e-Rechnung bietet Ihnen das Erklärvideo der Datev auf YouTube.

Wichtiger Hinweis Für den steuerlichen Input und die fachliche Begleitung dieser Meldung bedanken wir uns herzlich bei:

Grundsätzlich gilt, dass der Landesverband Bayerischer Taxi- und Mietwagenunternehmen e.V. zur Steuer- und Rechtsberatung nicht befugt ist und eine solche auch nicht durchführt. Bitte wenden Sie sich für allen Fragen zur Thematik an die berechtigten Berufsgruppen. Wir bitten um Verständnis.

Links im Artikel

• Erklärvideo der DATEV auf YouTube
  https://www.youtube.com/watch?v=Axo6zkgDqBY
• Datev
  https://www.datev.de
• E-Rechnungsplattform der Datev
  https://e-rechnungsplattform.datev.de
• Schuh und Wagner Steuerberatungsgesellschaft
  https://www.schuh-steuerkanzlei.de/

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